Herramientas y plataformas facilitan la enseñanza online

Por: Daniel Rocha Ramírez

En atención a la situación que se presenta hoy en Colombia y en el mundo, referente a las recomendaciones y exigencias para hacer frente al covid-19, el Departamento de Sistemas de Información de la Universidad La Gran Colombia ha venido trabajando constantemente para facilitar las herramientas y las plataformas necesarias para que la institución continúe operando de manera no presencial.

A continuación, un breve resumen de las actividades realizadas hasta el momento por el Departamento de Sistemas de Información.

En el ámbito administrativo y docente

Fueron habilitados más de setenta funcionarios para conectarse remotamente, de manera segura, con su escritorio de trabajo.

Se activó el uso de Office365 y sus herramientas de colaboración para todos los funcionarios administrativos y docentes.

Se ofreció capacitación a los funcionarios de más de quince dependencias en el uso de herramientas para compartir y gestionar información en la nube institucional y otras herramientas colaborativas.

Las herramientas de comunicación, como el correo institucional, hangouts y google meet, están completamente habilitadas para el uso de los docentes y administrativos.

Se habilitaron más de catorce proveedores, con acceso seguro, para que puedan continuar prestando sus servicios de soporte a la Universidad.

El canal de atención a las solicitudes tecnológicas helpdesk continúa al servicio de docentes y administrativos, donde un equipo de auxiliares, técnicos e ingenieros se encuentran atento a resolver sus requerimientos.

Se configuraron 25 extensiones, a través de un softphone, para que los funcionarios administrativos puedan brindar atención telefónica a estudiantes, docentes y externos.

En el ámbito académico

Se habilitó la plataforma para las clases online. Se amplió la capacidad del licenciamiento zoom hasta 345 salas virtuales. Para atender las clases de los programas de pregrado, postgrado, formación continuada y el centro de lenguas, internacionalización y cultura.

La estrategia para continuar con las clases fue crear salones virtuales, donde se programaron los grupos de cada asignatura en los mismos horarios que se tenían de manera presencial, de manera que se respetaran los tiempos y las agendas de nuestros estudiantes y docentes. Es decir, se dio continuidad a los mismos horarios de clase.

A cada docente se le envió un correo informativo con la programación de sus clases online y el link de acceso a las mismas.

Se construyeron dos páginas de acceso a las clases online: una para estudiantes y otra para docentes, donde, a través de su documento de identidad, pueden consultar sus horarios y entrar a las clases online en los horarios correspondientes.

Se creó el correo electrónico soporte.tecnologia@ugc.edu.co para recibir y gestionar las inquietudes de los estudiantes, respecto al acceso a los diferentes sistemas de información. Este correo es atendido por un equipo de técnicos e ingenieros al servicio de la comunidad académica.

En la página de consulta de horarios para estudiantes y también en la de página de consulta de horarios para docentes se habilitó un chat de atención en línea, donde un equipo de soporte brinda atención oportuna a las dudas e inquietudes que se puedan presentar con el servicio de las clases online.

Acceso a clases online

En la página web de la UGC se incluyeron los accesos a las clases online

Se despliega una página donde se puede consultar el horario a través del documento de identidad.

Se visualiza el horario del estudiante o del docente

A través del link “ingresa a tu clase online”, el estudiante o el docente puede entrar a la sala virtual en Zoom, en el horario indicado

El link lo llevará directamente a su clase online en el aula de zoom

Clases online

Diariamente estamos realizando más de quinientas sesiones virtuales con quince mil participantes. A continuación, se presenta el comportamiento de las sesiones en línea que se han atendido desde el 30 de marzo:

Fecha	Reuniones	Participantes

03/30/2020	523	15.350
03/31/2020	497	16.995
04/01/2020	531	18.649
04/02/2020	544	17.127
04/03/2020	593	19.320
04/04/2020	540	15.002
04/13/2020	449	14.092
04/14/2020	478	16.266
04/15/2020	505	16.135
04/16/2020	617	20.777
04/17/2020	617	19.225
04/18/2020	620	19.186
04/20/2020	451	15.239
04/21/2020	621	20.369
04/22/2020	596	21.223
04/23/2020	626	20.689
04/24/2020	645	20.654
04/25/2020	607	17.671
04/27/2020	546	15.527
04/28/2020	654	19.399
04/29/2020	650	18.251
04/30/2020	833	20.202
05/01/2020	925	5.722
05/02/2020	947	10.997
Total	14.615	414.067
Promedio	609	17.253

Para complementar y asegurar estas actividades, el Departamento de Sistemas de Información también viene monitoreando constantemente la infraestructura tecnológica para garantizar la disponibilidad de los servicios habilitados para toda la comunidad grancolombiana.

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