- La escogencia de los proveedores en forma objetiva y al ofrecimiento más favorable a los intereses de la Universidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto, de interés y en general cualquier clase de motivación subjetiva.

- Se invitara a cotizar a todos los proveedores registrados que lo hicieron en el periodo comprendido entre enero y marzo del año en curso

- Para cada compra o servicio se cotizara con varios proveedores y se adjudicara la compra por ítem y no por el valor total de la propuesta. Esto previa verificación de la disponibilidad de presupuesto para cada dependencia o unidad administrativa.

- Las compras inferiores o iguales a $70.000, se realizaran por caja menor, cumpliendo con todos los requisitos de ley.

- Las compras que oscilen entre $70.000 y $200.000, podrán ser adjudicadas con las 3 cotizaciones que lleguen.

- Las demás compras se adjudicaran de acuerdo a las cotizaciones que lleguen y no deben ser inferiores a (3) tres.

- El Dpto. de Compras, será el único autorizado para emitir órdenes de compra y/o servicios; de no ser así, el trámite de pago de dicha obligación correrá por cuenta de quien haya realizado la negociación.

- Las compras que asciendan hasta 30 SMLV, serán estudiadas por el Comité de Compras, con los respectivos cuadros comparativos y serán únicamente aprobadas por el ordenador del gasto correspondiente.

- Las compras que ascienden hasta 100 SMLV, serán estudiadas por el Comité de Compras, con los respectivos cuadros comparativos y será únicamente aprobados por el ordenador del gasto correspondiente y la máxima autoridad de la Universidad, que es la Honorable consiliatura.

- Las compras que superen los 500 SMLV, serán estudiadas por el comité de compras, con los respectivos cuadros comparativos y se hará invitación o concurso con un interventor. Posteriormente se ratificar la decisión por el ordenador del gasto correspondiente y la máxima autoridad de la Universidad, la Honorable Consiliatura.

- Toda información sobre cotizaciones, proveedores y precios se maneja única y exclusivamente por los colaboradores del Departamento de Compras, en forma confidencial.

- Los proveedores que incumplan en la entrega de bienes y servicios en la fecha convenida, se procederá a cancelar la orden de compra, y se le adjudicara el pedido al proveedor que haya obtenido el segundo lugar en precio en el estudio de las cotizaciones, siempre y cuando sea competitivo, cumpla los requisitos y no supere un incremento del 5%.

- Se recibirá la mercancía y el servicio a los proveedores siempre y cuando coincidan, precios, las facturas y condiciones con lo pactado en la orden de compra.

- No se recibirán mercancías y/o servicios que no vengan acompañados de 3 copias de la factura y en perfecto estado .En el caso que el proveedor entregue en una dependencia directamente, el bien o servicio,( Sistemas y Medios Audiovisuales) deberá obtener la firma, nombre y sello de quien recibe el producto. Además que el almacenista o encargado deberá estar presente en la entrega. Las facturas solo se radicaran en el almacén.

- Únicamente se recibirán pedidos debidamente autorizados por el Jefe o encargado del área Administrativa o Académica, según el caso.

- Toda factura y mercancía que entregue el proveedor debe revisarse detalladamente, en el almacén y luego por la facultad o área administrativa, antes de iniciar el trámite de pago. Si es un servicio con el recibido a satisfacción.

- Para el normal funcionamiento de las unidades académicas y administrativas, se deberá programar con tiempo la solicitud de mercancías y servicios, necesarios para el funcionamiento de cada unidad.